Die Digitalisierung der ca. 25.000 Kleinformate (bis A4) wurde von Projektmitarbeitern auf einem A4-Epson Perfection V700 Photo-Scanner durchgeführt. Der Scanprozess erfolgte unter Parametern (48 bit Farbtiefe und 300 dpi), die ggf. einen qualitativ hochwertigen Ausdruck in Originalgröße ermöglichen. Die weitere Bearbeitung der Rohscans beinhaltete das Indexieren, das elektronische Ausschneiden der Bilder - zum Teil sind bis zu 10 kleinere Bilder auf einem Karteiblatt aufgeklebt - und das Konvertieren der Dateien in ein datenbanktaugliches Format (Tonwertkorrektur, 8-Bit/Kanal-Konvertierung, leichte Unschärfemaskierung).
Die Digitalisierung der ca. 11.000 Mittelformate wurde von einem externen Dienstleister vorgenommen. Nach Testreihen mit verschiedenen Scannertypen und der Auswertung von Angeboten diverser externer Dienstleister fiel die Wahl auf die Fa. Zenger/Hanau. Die Firma installierte vor Ort – also im Archivraum des Hauses – einen Cruse-Scanner. Dadurch wurden Transportwege verkürzt und der schonende Umgang mit den Vorlagen sichergestellt. Die Scans werden von einem speziell geschulten Firmenmitarbeiter angefertigt. Der Scanner vom Typ CS 145 ST liefert hervorragende Digitalisate mit 48 bit Farbtiefe bei 300 dpi von Vorlagen bis zu 85x120 cm Größe, bei minimaler Lichtbelastung. Ein Teil der Vorlagen besteht aus mehreren Einzelbildern. Auch hier wurden neben den Einzelbildern jeweils eine Gesamtansicht eingescannt, um in der Bild-Datenbank den ursprünglichen Kontext der Bilder sichtbar zu machen. Die indexierten und ausgeschnittenen Rohscans wurden in ein datenbanktaugliches Format konvertiert. Die Konvertierungs-Einstellungen (Tonwertkorrektur, 8-Bit/Kanal-Konvertierung, Größereduzieren, leichte Unschärfemaskierung) wurden jeweils nach umfangreichen Tests festgelegt.
Die Digitalisierung der ca. 300 großformatigen Bilder (größer als 85x120 cm) erfolgte auf Vorschlag des Fotografen des Instituts, Peter Steigerwald, über die fotografische Reproduktion im Format 8x10 Inch auf Ilfochrome Micrographic Farbmikrofilm des Herstellers Ilford. Der Film verfügt über hohes Auflösungsvermögen und hohe Archivbeständigkeit. Alle Bildvorlagen, die das maximale Scanformat des Cruse-Scanners übersteigen, wurden auf diese Weise zunächst analog reproduziert, die Planfilme wurden im Anschluß mit bis zu 2400 dpi Auflösung und 48 Bit Farbtiefe "nass" gescannt. Bei sehr großen Vorlage-Formaten (die maximale Höhe beträgt 2,85 Meter, die maximale Breite 10,70 Meter) wurden mehrere Teilaufnahmen gefertigt, die über die digitale Bearbeitung wieder zu einem Gesamtbild zusammengeführt wurden. Der Reproduktionsmaßstab geht dabei in der Regel nicht über eine Verkleinerung von 1:10 hinaus, die genutzte Fläche Mikrofilm liegt beispielsweise für die größte Felsbildkopie (2,10x10,70 m) bei ca. 23x115 cm verteilt auf acht Blatt Film.
Zur Sicherung wurden alle Rohscans - insgesamt ca. 4 Terabyte Daten - auf zwei unterschiedlichen Sets von Festplatten gespeichert sowie auf einem Raid-5 NAS und zusätzlich über Tivoli Storage Manager auf einem Bandlaufwerk des Hochschulrechenzentrums der Goethe-Universität Frankfurt archiviert.
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